Privacyverklaring
Inleiding
Deze privacyverklaring is van toepassing op
de verwerking van persoonsgegevens door FOTON, High Tech Campus 25, 5656 AE
Eindhoven, Nederland, als ‘verwerkingsverantwoordelijke’, hierna aan te duiden
als AWBRof ‘wij/onze’. In het geval je onze website bezoekt, of onze
producten of diensten afneemt verwerken wij jouw persoonsgegevens. Dit doen wij
om je zo goed mogelijk te helpen en onze doelstellingen te bereiken. In deze
verklaring leggen we uit met wel doel en op welke manier we je persoonsgegevens
verwerken en hoe jij hier controle over kan uitoefenen.
Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Persoonsgegevens
zijn alle gegevens die informatie geven over jou als identificeerbaar persoon,
ze vertellen iets over wie je bent. Deze gegevens ‘verwerken’ wij als we deze
opslaan, inzien, delen, versturen en verwijderen etc. Wanneer je een
overeenkomst aangaat met FOTON en/of jezelf registreert voor e-mailings of het
aanvragen van prijsopgaven of overige informatie via de website of wellicht per
telefoon, vragen wij je om bedrijfsgegevens en/ of contactgegevens in te
vullen. Naast informatie die je zelf op onze website invult of aan de telefoon
geeft, kunnen wij dit ook combineren met reeds eerder verkregen gegevens en met
gegevens die wij automatisch ophalen met het gebruik van cookies en andere
technische middelen, mits je hiervoor toestemming hebt gegeven. Zo kunnen wij
je IP-adres achterhalen, acties die uitgevoerd zijn op de website, het
besturingssysteem dat je gebruikt of wat je downloadt op de site. Voor cookies
hanteren wij een aparte cookieverklaring: https://project-foton.nl/cookieverklaring/. Het gaat dus
eigenlijk om alle gegevens die wij in verband kunnen brengen met jou, ook
indirect.
De concrete persoonsgegevens die wij verwerken zijn:
- Naam, adres, woonplaats
- Telefoonnummer [optioneel]
- E-mailadres
- Bedrijf & functie
- Contactgeschiedenis
- Website statistieken t.b.v. surfgedrag
- Indien je nieuwsbrieven van ons ontvangt,
registreren wij je interacties (open- en klikgedrag)
Wij verwerken geen bijzondere
persoonsgegevens zoals je geloofsovertuiging, ras, politieke of seksuele
voorkeur, strafrechtelijke gegevens, religie, lidmaatschap van een vakbond of
biometrische/ genetische of medische achtergrond zonder dat je hier je
expliciete toestemming voor geeft.
Waarom verwerken wij die persoonsgegevens?
Ons doel is producten en/ of diensten aan
je te leveren dus op de eerste plaats gebruiken wij je persoonsgegevens om te
communiceren en identificeren. Dit betekent dat wij deze gegevens gebruiken
voor het uitvoeren van de overeenkomst die je met ons sluit, in het geval je
een vraag hebt over de dienst die we leveren en wij je hiervoor terug moeten
bellen. De grondslag in de wet is hiervoor artikel 6 lid 1 sub b Algemene
Verordening Persoonsgegevens ‘AVG’.
Daarnaast zullen wij in het kader van marketingactiviteiten ook je persoonsgegevens gebruiken als wij denken dat dit relevant voor jou kan zijn als onze klant. Denk hierbij aan het meedoen aan onderzoek, enquêtes, acties of events. De grondslag hiervoor is artikel 6 lid 1 sub f AVG.
Tot slot is het mogelijk dat wij in het
kader van onze wettelijke verplichtingen persoonsgegevens moeten verwerken
omdat de wet ons dit verplicht. Zo zullen we in ieder geval financiële gegevens
verwerken voor onze eigen accountingverplichtingen. De grondslag hiervoor is
artikel 6 lid 1 sub c AVG.
Wij mogen je nieuwsbrieven sturen per mail over
de producten en diensten die je reeds afneemt. In het geval dat we jou willen
benaderen over andere producten of diensten, dan verzoeken we je om eerst je
toestemming hiervoor te geven. Deze toestemming kan altijd worden ingetrokken
door onderaan de nieuwsbrief te kiezen voor een ‘opt-out’. Je mailadres komt
dan op een aparte lijst te staan zodat we weten dat je niet benaderd wil worden
via de mail.
Verplichte verstrekking
Wanneer wij je om persoonsgegevens vragen,
dan maken wij per situatie kenbaar of de verstrekking van de gegevens
noodzakelijk of verplicht is en wat de (mogelijke) gevolgen zijn indien de
gegevens niet worden verstrekt. Uitgangspunt daarbij is steeds dat FOTON niet
meer persoonsgegevens zal verwerken dan noodzakelijk voor de hiervoor
beschreven doeleinden.
Uitwisseling met derden
Wij verstrekken, verkopen, verhuren of
leasen je persoonsgegevens nooit aan derden, tenzij we wettelijk verplicht zijn
om gegevens te verstrekken of wanneer je daarvoor toestemming hebt gegeven.
Voor de uitvoering van onze dienstverlening schakelen wij dienstverleners in.
Dit zijn geen ‘derde ontvangers’ maar ‘verwerkers’. Deze verwerkers gebruiken
de gegevens niet voor eigen doeleinden en verwerken de persoonsgegevens
uitsluitend in overeenstemming met de opdracht van FOTON.
De verwerkers waar wij gebruik van maken
zijn:
| NAAM | OMSCHRIJVING VERWERKING |
| Mailchimp | Emailmarketingsoftware waarin persoonsgegevens worden opgeslagen en persoonlijke emailings worden verstuurd. |
| Office 365 | |
| Google Analytics |
Gegevens binnen/buiten de EER
Je persoonsgegevens worden verwerkt binnen en buiten de Europees Economische Ruimte (EER), ook door eventuele verwerkers waar wij mee werken.
Geautomatiseerde besluitvorming en
profiling
FOTON maakt geen gebruik van
geautomatiseerde besluitvorming en/of profiling.
Bewaartermijn
We bewaren je persoonsgegevens niet langer
dan noodzakelijk voor een van de doelen die we beschreven hebben. Op grond van
de wet kunnen de bewaartermijnen nog variëren, maar je mag ervan uitgaan dat we
na 2 jaar na het laatste contact tussen jou en FOTON alle persoonsgegevens
wissen die we niet meer noodzakelijkerwijs hoeven te verwerken. We kunnen wel
kiezen voor anonimiseren in plaats van wissen als dit nodig is voor
bijvoorbeeld onze statistieken.
Beveiliging van persoonsgegevens
FOTON heeft passende technische en
organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens te beveiligen tegen
verlies of tegen enige andere vorm van onrechtmatige verwerking, waaronder:
- Onze website en software heeft een SSL-certificaat die bezoekers en gebruikers de garantie geven dat (persoonlijke) gegevens via browsers via HTTPS worden verzonden, waardoor informatie wordt gecodeerd en beveiligd. SSL (Secure Sockets Layer) wordt onder andere ook gebruikt voor online transacties (met creditcards).
- FOTON heeft uitgebreide maatregelen genomen waarmee wordt afgedekt wat de procedure is in geval van een datalek. Maar belangrijker nog; er zijn diverse technische én organisatorische maatregelen genomen om datalekken te voorkomen. We maken gebruik van betrouwbare systemen die voldoen aan de privacy wetgeving om emailings te versturen. Tevens hebben we verwerkersovereenkomsten gesloten met onze leveranciers. Het CRM systeem waarin wij persoonsgegevens van onze klanten opslaan voldoet eveneens aan de privacywetgeving en wij slaan niet meer informatie op dan noodzakelijk. Onze website is in beheer bij een betrouwbare hostingpartij en we dragen zorg voor het regelmatig updaten van het door ons gebruikte CMS-systeem. Daarbij monitoren we en blokkeren we IP-adressen die als onveilig worden beschouwd om ons te beschermen tegen pogingen van hackers.
- FOTON heeft een functionaris voor gegevensbescherming aangewezen die als taak heeft toezicht te houden op de verwerking van persoonsgegevens binnen onze organisatie.
Rechten die je uit kan oefenen
Als
wij persoonsgegevens over jou verwerken dan heb je het recht hierover controle
uit te oefenen als onderdeel van je privacy. Zo mag je een verzoek doen om
inzage te verkrijgen in welke persoonsgegevens wij van je hebben opgeslagen en
kunnen wij dit voor je rectificeren als je een fout opmerkt. We kunnen zelfs je
verzoek tot bezwaar of vergetelheid inwilligen wanneer blijkt dat de verwerking
niet langer of niet op de manier zoals wij dat doen gerechtvaardigd is.
Wat
je verzoek ook is, neem contact met ons op en wij helpen je kosteloos. Hiervoor
kun je contact opnemen via onderstaande contactgegevens. Houd er rekening mee
dat we soms je verzoek niet in kunnen willigen omdat de verwerking van
persoonsgegevens door ons noodzakelijk is. Bijvoorbeeld als we de overeenkomst
nog niet helemaal hebben afgerond, of indien we op grond van nationale
wetgeving verplicht zijn financiële gegevens te bewaren. Als dit het geval is,
dan ligt de bewijslast hiervan bij FOTON en zullen we dit ook zo aan je
uitleggen. In het geval van het intrekken van toestemming of maken van bezwaar
tegen direct marketing geldt, dat we dit verzoek altijd inwilligen. Tot
slot heb je ook recht op gegevensoverdraagbaarheid als dit technisch gezien
haalbaar is en we geen onevenredige kosten hoeven te maken dit te verzorgen.
We
willen je tot slot wel duidelijk maken dat wij als zogenaamde
‘verwerkersverantwoordelijke’ de verplichting hebben om degene die een verzoek
doet te identificeren en we dus om nadere informatie kunnen vragen. In ieder
geval reageren wij op elk verzoek binnen 4 weken.
Wijzigingen
FOTON
oudt zich het recht voor deze verklaring van tijd tot tijd aan te passen.
Eventuele wijzigingen worden op deze pagina doorgevoerd. De meest recente
wijzigingen dateren van 01-11-2019. Deze
wijzigingen worden bekendgemaakt op onze website. FOTON kan je persoonsgegevens
verwerken voor nieuwe doeleinden die nog niet aan jou bekend zijn gemaakt. In
dat geval nemen wij contact met je op alvorens je persoonsgegevens te gebruiken
voor deze nieuwe doeleinden, om je op de hoogte te stellen van de wijzigingen
voor de bescherming van persoonsgegevens en om je de kans te bieden te
weigeren.
Contactgegevens
Als je vragen hebt over dit privacy
statement of ons privacybeleid, of een beroep wilt doen op één van je
wettelijke rechten, kun je contact met ons opnemen via onderstaande gegevens:
FOTON
High Tech Campus 25
5656 AE Eindhoven
Nederland
